| Dossier | À conserver | Quand il sert |
|---|---|---|
| Construction | Autorisations, plans de conception et plans tels qu’exécutés, études, notices et procès-verbaux | Préparer une modification et retrouver les réservations ou réseaux cachés |
| Équipements | Notices, références, numéros de modèle, réglages remis, garanties et preuve d’entretien | Faire fonctionner un appareil ou décrire une panne |
| Contrats et réception | Contrats, avenants, appels de fonds, réception, réserves et levées | Comprendre le périmètre acheté et suivre une réclamation |
| Démarches | DAACT et accusé de dépôt, déclarations fiscales, documents d’assurance | Justifier la fin des travaux et les démarches correspondantes ; la DAACT atteste l’achèvement et la conformité à l’autorisation d’urbanisme (Service Public) |
| Vie du logement | Factures d’entretien et réparation, photos avant fermeture des parois, interventions et dates | Éviter de rechercher l’origine d’une modification plusieurs années plus tard |
| CIL | Informations sur les caractéristiques énergétiques et environnementales prévues par les textes | Réunir les informations utiles du logement ; Service Public explique dans quels cas le carnet est exigé (fiche CIL) |
Une photo de gaine avant fermeture n’est utile que si elle est datée, repérée par pièce et accompagnée d’une orientation ou d’un plan. De même, conservez les plans de récolement correspondant aux réseaux posés, pas le seul schéma initial. Lorsqu’un document est remplacé, indiquez la date et gardez l’ancienne version si elle explique une décision ou un travail réalisé.
Exemple fictif : avant de percer un mur pour installer une étagère, le plan de réseaux et une photo de la cloison peuvent éviter de couper une alimentation électrique ou une canalisation. Après une intervention, ajoutez une fiche avec la pièce, la date, l’entreprise ou l’intervenant, le symptôme, l’action et la référence du matériel remplacé.
Séparez les codes d’alarme, identifiants de box et mots de passe du dossier partageable avec un acquéreur ou un artisan. Fournissez seulement les accès nécessaires au destinataire et révoquez ceux qui ne doivent plus fonctionner.
