Organiser les documents par fonction
Conservez un ensemble administratif, un ensemble contractuel et financier, un ensemble technique et un historique d’entretien. Ajoutez plans exécutés, réseaux, notices, attestations, procès-verbaux et coordonnées des intervenants.
Identifiez les versions : un plan de conception ne doit pas être présenté comme le relevé exact de l’installation. Gardez les originaux numériques et une sauvegarde distincte.
Préparer l’accès utile
Créez une fiche courte avec les coupures, références d’équipements et contacts d’urgence. Séparez les données de sécurité, codes d’accès et documents personnels des éléments destinés à être partagés.
À chaque intervention, ajoutez date, entreprise, ouvrage, facture et modification de plan. L’historique devient ainsi une aide au diagnostic, pas seulement un stockage de fichiers.
Le carnet d’information du logement, lorsqu’il est obligatoire, s’intègre à cette organisation sans remplacer toutes les autres pièces.
