Une structure simple
Créez des rubriques pour le terrain, les études, le financement, les contrats, les autorisations, les plans, le chantier, les paiements, la réception et les assurances. Conservez les fichiers d’origine et leurs annexes. Un contrat sans son descriptif ou ses plans ne permet pas de comprendre tout le périmètre convenu.
Identifier les versions
Nommez les documents avec une date et un objet clair. Distinguez brouillon, proposition et version signée. Ne remplacez pas silencieusement un ancien plan : archivez-le afin de pouvoir retrouver la chronologie. Une modification doit être liée au document qui l’accepte et à ses effets sur le prix ou le délai.
Préserver les preuves d’échange
Conservez les comptes rendus, courriers, accusés de réception et réponses. Classez les photos par date, emplacement et étape, en respectant la vie privée des personnes. Faites une sauvegarde indépendante du téléphone ou de la seule messagerie.
Partagez uniquement les documents nécessaires avec chaque intervenant. Après la construction, maintenez un dossier de maison réunissant plans, notices, garanties et entretien. Il servira pour une intervention, une transformation ou une transmission du bien. Vérifiez les durées de conservation pertinentes plutôt que supprimer les pièces au premier anniversaire de la réception.
