Une fiche par désordre
Attribuez un numéro au problème. Indiquez sa localisation, sa première apparition, son évolution et les conditions associées : pluie, vent, chauffage, utilisation d’un équipement ou travaux récents. Décrivez les effets concrets sans transformer votre hypothèse en certitude.
Prenez une vue de la pièce ou de la façade, puis des photographies rapprochées avec un repère de taille lorsque cela ne présente aucun danger. Conservez les fichiers originaux, leurs dates et une copie sauvegardée. Un plan annoté facilite la localisation.
Relier les constats aux documents
Ajoutez les plans contractuels, la notice, les avenants et les comptes rendus utiles. Classez les courriers par date, avec la preuve d’envoi et les réponses. Après chaque visite, transmettez un récapitulatif des constats, engagements et échéances.
Enregistrez aussi les mesures provisoires prises et les pièces remplacées. Avant une intervention destructive non urgente, demandez comment les constatations seront conservées et qui sera invité à les examiner. Pour un enjeu important, un constat ou une expertise peut compléter vos photographies.
