Tenir un tableau de suivi
Pour chaque entreprise, notez l’interlocuteur, la date d’envoi du brief, la version des pièces, la réponse attendue et les questions ouvertes. Conservez les fichiers avec leur date plutôt que de remplacer systématiquement les anciennes versions.
Une promesse orale importante doit être confirmée par écrit avant d’être intégrée à votre comparaison.
Relancer sur un objet précis
Rappelez la question, les pièces déjà transmises et la date souhaitée pour la réponse. Une relance « avez-vous avancé ? » est moins efficace qu’une demande ciblée sur une adaptation au terrain ou une exclusion de prestation.
Si une réponse nécessite une étude payante, faites préciser son contenu, son prix et les droits d’utilisation avant accord.
Mettre fin aux échanges clairement
Lorsque le projet change ou qu’un candidat n’est plus retenu, informez-le. Demandez l’arrêt des sollicitations que vous ne souhaitez plus recevoir.
Conservez néanmoins les documents utiles et les échanges relatifs à d’éventuels engagements. La fin d’une consultation ne supprime pas automatiquement les obligations issues d’une prestation déjà commandée.
À lire : construire la liste courte.
