Tenir un registre court
Utilisez une ligne par question ou document, pas une note générale par entreprise :
| Date | Candidat et interlocuteur | Version transmise | Question ou pièce attendue | Échéance convenue | Réponse reçue |
|---|---|---|---|---|---|
| 12/10 | Société A — interlocuteur du rendez-vous | Programme v2 | Confirmer les raccordements inclus | 19/10 | À compléter |
Conservez les versions avec leur date. Si un plan évolue, identifiez clairement la version retirée et celle qui sert désormais au chiffrage. Une promesse orale importante reste à confirmer dans la proposition ou le document contractuel correspondant.
Relancer sans rouvrir toute la discussion
Rappelez le rendez-vous, le fichier concerné et la question précise. Exemple à adapter :
Bonjour, à la suite de notre échange du 12 octobre, nous attendons la confirmation des raccordements compris dans l’offre établie sur le programme v2. Pouvez-vous préciser les postes inclus, ceux qui restent à chiffrer et la date de mise à jour de la proposition ?
Si une étude est payante, demandez par écrit son contenu, son prix et les conditions d’utilisation du résultat avant de la commander. Une relance n’est pas une acceptation de prestation.
Clore proprement la consultation
Quand vous ne poursuivez pas avec un candidat, indiquez que vous arrêtez l’étude et demandez, si nécessaire, la fin des sollicitations commerciales. Gardez les documents utiles et vérifiez séparément les engagements déjà pris, par exemple une étude commandée.
Les interlocuteurs et obligations varient selon le contrat envisagé ; l’ANIL présente les principaux cadres de construction. Le tableau reste votre propre outil de décision : il ne suppose aucun suivi réalisé par un tiers.
