Utiliser une structure simple
Pour chaque événement, notez date, zone, lot, plan de référence, interlocuteur et fait observé. Ajoutez la demande, la réponse, le responsable et la date de suivi. Par exemple, pour une prise déplacée, consignez la pièce et la version du plan plutôt que « installation électrique non conforme ».
Relier les documents
Associez comptes rendus, photos, devis, avenants et rapports d’essai. Gardez les anciennes versions, mais marquez clairement le document qui s’applique désormais. Séparez les pièces financières et limitez leur partage aux personnes qui en ont besoin.
Le guide Service Public sur les contrats de construction aide à distinguer le rôle des différents intervenants ; notez qui a approuvé chaque changement.
Fermer les sujets avec une preuve
Une correction annoncée n’est pas nécessairement vérifiée. Indiquez le contrôle réalisé et ce qui reste inaccessible ou à tester. Un sujet ne passe à « clos » qu’après la pièce ou l’observation attendue.
Le journal prépare les réunions et la réception, mais ne remplace pas une mise en demeure, une déclaration à l’assureur ou une démarche de garantie. Pour un acte engageant, suivez la procédure du contrat et conservez son justificatif.
À lire aussi : documenter les réunions.