Préparer l’ordre du jour
Regroupez les questions par sujet : avancement, technique, choix, prix et planning. Joignez les pièces à examiner plutôt que de les découvrir pendant la réunion.
Invitez les personnes nécessaires au problème. Une question de structure peut exiger l’avis du bureau d’études ; elle ne doit pas être tranchée uniquement par convenance de planning.
Nommer les actions
Pour chaque point, précisez le responsable et la date attendue. Indiquez les documents ou essais qui permettront de confirmer la correction.
Une demande d’option doit être séparée d’une demande de mise en conformité avec le contrat. Leur traitement financier diffère.
Relire et suivre
Conservez les comptes rendus dans l’ordre chronologique et contestez rapidement une formulation inexacte. Une absence de commentaire ne doit pas être utilisée comme stratégie pour laisser subsister un désaccord important.
À la réunion suivante, reprenez les actions ouvertes avant d’en ajouter de nouvelles. Le suivi gagne en clarté lorsque chaque point possède un état : à examiner, action convenue, réalisé ou vérifié.
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