Préparer l’ordre du jour
Regroupez les sujets par lot et par date : avancement, points techniques, choix, coûts et planning. Joignez le plan ou la photo dont il est question. Invitez les personnes nécessaires à la décision ; une question de structure peut nécessiter le concepteur ou le bureau d’études.
Le guide Service Public des contrats de construction rappelle que les missions confiées au constructeur, maître d’œuvre et entreprises diffèrent. Identifiez donc qui peut répondre et qui peut engager le projet.
Nommer les actions
Pour chaque point, notez responsable, pièce attendue, date et critère de clôture. Séparez une option demandée par vous d’une correction attendue au titre du contrat. Demandez un chiffrage et un délai avant de laisser exécuter une variante payante.
Relire et suivre
Conservez les versions datées du compte rendu. Si une formulation ne correspond pas à l’échange, demandez la rectification rapidement par écrit. À la réunion suivante, reprenez d’abord les actions ouvertes et indiquez si elles sont réalisées, vérifiées ou toujours en attente.
Pour une notification contractuelle ou juridique, utilisez le canal et la forme prévus au contrat ; le compte rendu ne les remplace pas.
À lire aussi : journal de chantier.