Répertoire documentaire
| Famille | Pièces à classer | Emplacement | Version finale reçue |
|---|---|---|---|
| Terrain | Actes, bornage, servitudes, études | ||
| Autorisations | Demandes, décisions, modifications, déclarations | ||
| Contrats | Contrat, notices, avenants, travaux réservés | ||
| Plans | Architecture, réseaux, récolement, détails utiles | ||
| Études | Sol, structure, énergie et autres missions | ||
| Assurances | Polices, attestations, coordonnées et déclarations | ||
| Chantier | Comptes rendus, photos, contrôles | ||
| Réception | Procès-verbal, réserves et levées | ||
| Équipements | Références, notices, mises en service | ||
| Dépenses | Factures, règlements et justificatifs | ||
| Entretien | Contrats, interventions, réglages |
Fiche de synthèse à conserver
Année et périmètre des travaux : ____________________ Entreprises intervenues : ____________________ Date de réception : ____________________ Assureurs et références : ____________________ Emplacement des coupures et organes importants : ____________________ Travaux ou points restant ouverts : ____________________
Protection et partage
Prévoyez une copie dans un autre emplacement que l’ordinateur ou le classeur principal. Testez que les fichiers s’ouvrent et que les noms permettent de comprendre leur contenu.
Exemple de classement : « Plans / version finale / réseau-eau-date » et « Plans / anciennes versions ». Cela évite de transmettre un tracé périmé à l’entreprise qui intervient plusieurs années après.
Le dossier contient des signatures, des coordonnées, des montants et parfois des détails d’accès. Transmettez seulement les pièces nécessaires à la mission de votre interlocuteur ; ne publiez pas le dossier complet.
Lors de nouveaux travaux ou d’une vente
Ajoutez les études, autorisations, factures et plans correspondant aux transformations réalisées. Distinguez le projet envisagé de l’ouvrage effectivement exécuté. Faites signaler les évolutions au professionnel qui prépare une nouvelle intervention ou l’acte de vente.
Préparez les documents utiles au futur propriétaire avec le notaire, sans diffuser vos informations personnelles sans nécessité. Une archive complète aide à comprendre le bâtiment ; elle ne remplace pas les vérifications ou diagnostics requis pour l’opération.
